カタログに設定できるアクセス権には、 管理者、発行者、編集者、閲覧者の4つのレベルがあります。 各アクセス権に別々のパスワードを設定することができます（レベル単位のアクセス）。 さらに、各ユーザーに対して、アクセス権とパスワードを設定することもできます（ユーザー単位のアクセス）。 レベル単位でもユーザー単位でもアクセス権にパスワードを割り当てると、アクセス権は同じように機能します。
管理者は、最高のアクセス権を持ち、カスタムフィールドの作成やマスターキーワードリストの編集も含めて、すべてのカタログ機能を利用できます。 その他のユーザーは（閲覧者を除く）、カスタムフィールドにデータを入力したり、マスターキーワードリストからキーワードを選択してアイテムに割り当てることができます。
管理者は、全アクセス権のパスワードを設定する権利を持っています。 管理者以外はパスワードを変更できません。 カタログを作成すると、管理者アクセス権が自動的に与えられ、カタログの設定に必要なすべての機能にアクセスできるようになります。
重要: 管理者が使用中の共有カタログは、ほかのユーザーからはアクセスできません。 また、ほかのユーザーがカタログを開いているときには、アクセス権を管理者に切り替えることはできません。 複数ユーザーが管理者アクセス権を持つことはできますが（パスワードを知っている場合）、管理者モードでカタログにアクセスできるユーザーは一度に1人だけです。
Portfolioのアクセス権は上位レベルが下位レベルの権利をすべて持つような関係にあります。つまり、管理者はその特権に加えてその他のアクセス権をすべて持ち、発行者は編集者と閲覧者のアクセス権を持ちます。
ヒント:「カタログ」メニューから「カタログ管理...」を選択して、カタログのパスワードやパスワードを設定した管理者を表示することができます。 「 一般」タブで「パスワード設定者」を探します。
Portfolio 5.0Jでは、カタログ管理のオプションとしてレベル単位とユーザー単位という 2つの方法があります。
レベル単位: レベル単位のアクセスでは、すべてのユーザーは共有する1つのパスワードにより4つのレベル（「閲覧者」、「編集者」、「発行者」、「管理者」）のいずれかのレベルでカタログを開くことができます。 これがPortfolioの旧バージョンの標準のアクセス方法です。
ユーザー単位: ユーザー単位のアクセスでは、各ユーザーに異なるアクセスレベルとパスワードを割り当てることができます。
どちらの方法を使ってカタログのアクセス権を管理する場合も、カタログがいったん開かれると、特定のアクセスレベルで使用できる機能は同じです。
管理者モードでカタログを開くには
「カタログ」メニューから「アクセス権...」を選択、またはcommand+option+B（Macintosh）かCtrl+Shift+B（Windows）を押します。
「アクセス権」ポップアップメニューから「管理者」を選択してから、正しいパスワードを入力します（パスワードが設定されている場合）。
「OK」をクリックします。
カタログを開きます。
「カタログ」メニューから「アクセス権...」を選択、またはcommand+option+B（Macintosh）かCtrl+Shift+B（Windows）を押します。
「アクセス権」ポップアップメニューから「管理者」を選択してから、正しいパスワードを入力します（パスワードが設定されている場合）。
「OK」をクリックします。
新しいアクセス権に対して設定された機能が有効になります（「カタログアクセス権」を参照）。
ヒント: カタログを開いたときにデフォルトで設定されているアクセス権を変更することができます。 これには、「編集」メニューから「初期設定...」を選択し、「初期設定」ダイアログボックスで「デフォルトのアクセス権」ポップアップメニューから使用するアクセス権を選択します。
「レベル単位でアクセス」または「ユーザー単位でアクセス」を設定するには
管理者モードでカタログを開きます。
「カタログ」メニューから「アクセス権...」を選択、またはcommand+option+B（Macintosh）かCtrl+Shift+B（Windows）を押します。
「アクセス権」を選択してから正しいパスワードを入力します（パスワードが設定されている場合）。
「カタログ」メニューから「カタログ管理...」を選択、 またはcommand+H（Macintosh）かCtrl+H（Windows）を押します。
「カタログ管理」ダイアログボックスが表示されます。
「パスワード」タブを開き、「レベル単位でアクセス」または「ユーザー単位でアクセス」をクリックします。
「レベル単位でアクセス」を選択した場合は、レベル単位のアクセスパスワードを設定します。
「ユーザー単位でアクセス」を選択した場合は、ユーザーを追加し、そのアクセス権とパスワードを設定します。